Informativa sulla privacy
Privacy Policy
Benvenuto nella pagina privacy e trattamento dati di UfficioCertificati. Quando utilizzi i nostri servizi ci affidi le tue informazioni. In questa pagina vengono descritte le norme sulla privacy per consentirti di capire come raccogliamo, utilizziamo e condividiamo i tuoi dati. La normativa sulla privacy è molto importante, ci auguriamo che tu la legga con attenzione.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite la Piattaforma www.ufficiocertificati.com è Claudio Arena, raggiungibile ai seguenti recapiti:
E-mail: info@ufficiocertificati.it
PEC: ufficiocertificati@legalmail.it
Sede legale: via Lombardia 12 - 98124 Messina
2. Dati personali raccolti
Il Titolare raccoglie le seguenti categorie di dati personali:
2.1 Dati forniti direttamente dall’utente
In fase di registrazione, di richiesta di un Servizio o di contatto con il Titolare, l’utente fornisce volontariamente dati tra cui: nome e cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza, indirizzo e-mail, numero di telefono. Per i Servizi che coinvolgono soggetti terzi (es. un familiare), il Cliente fornisce anche i dati identificativi del soggetto a cui si riferisce il documento richiesto — nome, cognome, data e luogo di nascita.
I dati possono essere raccolti tramite: modulo di registrazione, modulo di richiesta del Servizio, modulo di contatto, chat di assistenza, servizi di messaggistica (es. WhatsApp), telefono o posta elettronica.
2.2 Dati raccolti automaticamente durante la navigazione
Durante la navigazione sul sito vengono raccolti automaticamente dati tecnici tra cui: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo utilizzato, sistema operativo, pagine visitate, durata della visita, provenienza geografica approssimativa. Tali dati vengono raccolti tramite cookie, web beacon e tecnologie di tracciamento analoghe, nel rispetto della Cookie Policy del sito.
2.3 Dati raccolti tramite social network
Qualora l’utente interagisca con i profili social del Titolare (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) o utilizzi i tasti di condivisione presenti sul sito, possono essere raccolti dati secondo le rispettive politiche privacy delle piattaforme social.
2.4 Dati particolari
Il Titolare non raccoglie né tratta intenzionalmente categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR (dati sulla salute, origine etnica, opinioni politiche, ecc.). Qualora tali dati emergessero incidentalmente nel contesto di un documento richiesto, essi vengono trattati esclusivamente per le finalità strettamente necessarie all’esecuzione del Servizio e sulla base delle condizioni previste dall’art. 9, paragrafo 2, del GDPR.
3. Finalità del trattamento e basi giuridiche
I dati personali raccolti vengono trattati per le seguenti finalità:
3.1 Erogazione dei Servizi — base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
I dati sono trattati per gestire gli Ordini, eseguire i Servizi richiesti (reperimento certificati, apostille, traduzioni giurate), comunicare con il Cliente in merito all’avanzamento delle pratiche, consegnare i documenti ottenuti e gestire eventuali rimborsi o contestazioni.
3.2 Adempimenti fiscali e legali — base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)
I dati di fatturazione e le informazioni contabili vengono conservati per gli adempimenti fiscali e contabili previsti dalla normativa italiana (D.P.R. 600/1973, D.P.R. 633/1972 e successive modificazioni). I dati vengono conservati per il periodo previsto dalla legge, anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale.
3.3 Sicurezza e prevenzione delle frodi — base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)
I dati di navigazione e alcune informazioni sull’Ordine vengono trattati per prevenire, rilevare e contrastare frodi, utilizzi illeciti della Piattaforma e violazioni della sicurezza. Il legittimo interesse del Titolare è garantire l’integrità della Piattaforma e la sicurezza di tutti gli utenti.
3.4 Miglioramento della Piattaforma — base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)
I dati di navigazione raccolti tramite strumenti di analisi (Google Analytics 4 configurato in modalità anonimizzata, Google Tag Manager) vengono utilizzati per analizzare il comportamento degli utenti sulla Piattaforma e migliorarne l’esperienza d’uso.
3.5 Newsletter e comunicazioni commerciali — base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR)
Previo consenso esplicito dell’utente, i dati di contatto vengono utilizzati per inviare newsletter, aggiornamenti sui nuovi Servizi, articoli e guide. Il consenso è del tutto facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento cliccando sul link di disiscrizione presente in ogni comunicazione, o contattando il Titolare a info@ufficiocertificati.it.
3.6 Gestione di commenti e recensioni — base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR)
Qualora l’utente pubblichi un commento sul blog o una recensione di un Servizio, i dati forniti (nome, e-mail) vengono trattati per la pubblicazione e la gestione del contributo.
4. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal GDPR:
- Dati contrattuali e di Ordine: per tutta la durata del rapporto contrattuale e per i 10 anni successivi alla sua conclusione, in conformità agli obblighi fiscali e civilistici.
- Dati di fatturazione: 10 anni dalla data di emissione del documento fiscale, ai sensi della normativa tributaria italiana (D.P.R. 600/1973, art. 22 e D.P.R. 633/1972, art. 39).
- Dati di navigazione e log tecnici: massimo 12 mesi, salvo esigenze di accertamento di reati o illeciti.
- Dati per newsletter: fino alla revoca del consenso da parte dell’utente.
- Dati di account: fino alla cancellazione dell’account da parte dell’utente, fatta eccezione per i dati la cui conservazione è imposta dalla legge.
5. Condivisione e comunicazione dei dati
I dati personali non vengono venduti a terzi. Possono tuttavia essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di destinatari:
5.1 Professionisti Terzi incaricati dei Servizi
Per l’esecuzione dei Servizi Extra (traduzioni giurate), i dati del Cliente e il documento da tradurre vengono condivisi con il traduttore giurato incaricato.
5.2 Enti pubblici e archivi
Per l’esecuzione del Servizio Base, i dati identificativi del soggetto cui si riferisce il documento vengono comunicati al Comune, all’Archivio di Stato o all’archivio parrocchiale competente, nella misura necessaria all’espletamento della richiesta.
5.3 Fornitori di servizi tecnologici
Il Titolare si avvale di fornitori terzi per l’erogazione di servizi tecnologici (hosting, e-mail, pagamenti, analisi). L’elenco aggiornato dei fornitori è riportato all’art. 7.
5.4 Consulenti professionali
I dati possono essere condivisi con studi commercialisti, legali o altri professionisti che forniscono consulenza al Titolare, nella misura strettamente necessaria e con obbligo di riservatezza.
5.5 Autorità giudiziarie e di controllo
I dati possono essere comunicati all’Autorità Giudiziaria, alle Forze dell’Ordine, al Garante per la protezione dei dati personali o ad altre autorità pubbliche qualora richiesto dalla legge o da un provvedimento dell’autorità competente.
6. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea
I dati raccolti vengono trattati prevalentemente all’interno dell’Unione Europea. Alcuni fornitori terzi di cui il Titolare si avvale (indicati all’art. 7) hanno sede o trattano dati negli Stati Uniti o in altri Paesi extra-UE. Per maggiori informazioni sui trasferimenti e sulle garanzie adottate da ciascun fornitore, si rimanda alle rispettive Privacy Policy indicate all’art. 7.
7. Fornitori terzi
Di seguito sono elencati i principali fornitori terzi di cui il Titolare si avvale, con indicazione del servizio erogato, della sede e del link alla rispettiva Privacy Policy.
7.1 Hosting e Piattaforma web
Shopify (Shopify Inc.)
Servizio: Piattaforma e‑commerce, CMS e hosting gestito (inclusi CDN, sicurezza e infrastruttura server)
Sede: Canada (con infrastruttura e sedi operative anche negli Stati Uniti e in altri Paesi)
Privacy Policy: https://www.shopify.com/legal/privacy
Google Fonts (Google LLC)
Servizio: Servizio di visualizzazione dei caratteri tipografici
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy
7.2 Pagamenti
Shopify Payments (Shopify Inc.)
Servizio: Elaborazione dei pagamenti con carta e gestione delle transazioni online
Sede: Canada (con infrastruttura e sedi operative anche negli Stati Uniti e in altri Paesi)
Privacy Policy: https://www.shopify.com/legal/privacy
Stripe Inc.
Servizio: Elaborazione pagamenti con carta
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://stripe.com/it/privacy
Il Titolare non acquisisce né conserva i dati delle carte di pagamento. Tali dati vengono trattati esclusivamente da Stripe Inc. in ambiente sicuro e certificato PCI-DSS.
7.3 Comunicazioni e messaggistica
Gmail (Google LLC)
Servizio: Servizio e-mail
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy
Aruba S.p.A.
Servizio: Hosting e-mail e servizi cloud
Sede: Italia
Privacy Policy: https://www.aruba.it/documenti/italiano/pdf/informativa-privacy-aruba.aspx
Microsoft Corporation
Servizio: Gestione documenti e database (Microsoft 365)
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://privacy.microsoft.com/it-it/privacystatement
WhatsApp LLC (Meta Platforms)
Servizio: Messaggistica per assistenza clienti
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
7.4 Newsletter e comunicazioni
Mailchimp (The Rocket Science Group LLC)
Servizio: Invio newsletter e comunicazioni via e-mail
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://mailchimp.com/legal/privacy/
MailerLite (UAB MailerLite)
Servizio: Invio newsletter e comunicazioni via e-mail
Sede: Lituania / UE
Privacy Policy: https://www.mailerlite.com/legal/privacy-policy
L’iscrizione alla newsletter è facoltativa. Per disiscriversi è sufficiente cliccare sul link ‘Cancella iscrizione’ in fondo a ogni e-mail ricevuta, oppure contattare il Titolare a info@ufficiocertificati.it.
7.5 Analisi e marketing digitale
Google Analytics 4 (Google LLC)
Servizio: Analisi del traffico e del comportamento degli utenti sul sito (configurato in modalità anonimizzata)
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy
L’utente può disattivare il tracciamento di Google Analytics installando il componente aggiuntivo per il browser disponibile all’indirizzo: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Google Tag Manager (Google LLC)
Servizio: Gestione centralizzata dei tag di tracciamento
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy
Microsoft Clarity (Microsoft Corporation)
Servizio: Analisi del comportamento degli utenti sul sito (heatmap, session recording, interazioni) Sede: Stati Uniti Privacy Policy: https://privacy.microsoft.com/it-it/privacystatement (privacy.microsoft.com in Bing)
Microsoft Clarity è utilizzato per analizzare il comportamento degli utenti sulla Piattaforma tramite strumenti come mappe di calore, registrazioni di sessione e metriche di interazione. Il servizio raccoglie dati tecnici (browser, dispositivo, sistema operativo, risoluzione schermo, pagine visitate, movimenti del mouse, click, scroll) e un indirizzo IP trattato da Microsoft esclusivamente per la geolocalizzazione approssimativa e successivamente anonimizzato.
Clarity applica automaticamente tecniche di mascheramento (PII masking) per impedire la registrazione di dati personali identificativi. Il trattamento avviene solo previo consenso dell’utente, raccolto tramite il banner cookie presente sul sito. In assenza di consenso, lo script non viene caricato.
I dati possono essere trattati su server situati negli Stati Uniti. Microsoft aderisce alle Clausole Contrattuali Standard (SCC) e fornisce garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44–49 GDPR.
Google Ads — Conversioni (Google LLC)
Servizio: Misurazione e ottimizzazione delle campagne pubblicitarie
Sede: Stati Uniti
Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy
L’utente può disattivare la personalizzazione degli annunci Google accedendo alle impostazioni degli annunci: https://adssettings.google.com/
7.6 Social network
Il sito integra pulsanti di collegamento ai profili social del Titolare e pulsanti di condivisione. I social network interessati sono: Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube (Meta Platforms / Google LLC).
8 Informativa sui cookie
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Preferenze relative al consenso
È possibile modificare le impostazioni dei cookie in qualsiasi momento facendo clic sul tasto “Preferenze di consenso” in basso. Ciò consentirà di visualizzare nuovamente il banner di consenso ai cookie e di aggiornare le proprie preferenze o revocare immediatamente il proprio consenso.
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Tabella Cookie
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9. Sicurezza dei dati
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione accidentale, nel rispetto dell’art. 32 GDPR. In particolare:
- Il sito utilizza il protocollo HTTPS con certificato SSL/TLS per la trasmissione sicura dei dati
- L’accesso ai sistemi interni è protetto da credenziali e autenticazione sicura
- I dati vengono conservati su server con misure di sicurezza fisiche e logiche adeguate
- I fornitori terzi sono selezionati anche in base alle garanzie di sicurezza che offrono e vincolati contrattualmente al rispetto di standard di protezione elevati
- Vengono effettuate verifiche periodiche dell’efficacia delle misure di sicurezza implementate
10. Diritti degli interessati
Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) riconosce agli interessati i seguenti diritti, esercitabili in qualsiasi momento contattando il Titolare ai recapiti indicati all’art. 1:
Diritto di accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che li riguardano e, in caso affermativo, accedere a tali dati e alle informazioni relative al trattamento (finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione, ecc.).
Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione di quelli incompleti.
Diritto alla cancellazione / oblio (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei propri dati personali nei casi previsti dalla normativa (es. dati non più necessari, revoca del consenso, trattamento illecito, obbligo legale di cancellazione), salvo che sussistano motivi legittimi che ne richiedano la conservazione (es. obblighi di legge, accertamento di reati).
Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere la limitazione del trattamento in determinati casi previsti dalla normativa (es. contestazione dell’esattezza dei dati, trattamento illecito ma opposizione alla cancellazione, necessità di conservazione per accertamento di diritti in sede giudiziaria).
Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare, ove tecnicamente fattibile, quando il trattamento si basa sul consenso o sul contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati.
Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati personali per finalità di marketing diretto (inclusa la profilazione) o per motivi legati alla propria situazione particolare quando il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare.
Diritto di revocare il consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità che richiedono il consenso (newsletter, cookie di marketing), senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste possono essere inviate:
– Via e-mail a: info@ufficiocertificati.it
– Via PEC a: ufficiocertificati@legalmail.it
– Via posta ordinaria all’indirizzo della sede legale
Il Titolare fornisce un primo riscontro alla richiesta entro 48 ore lavorative. La risposta definitiva viene fornita entro un mese dal ricevimento della richiesta, conformemente all’art. 12, paragrafo 3, del GDPR. Tale termine può essere prorogato di ulteriori due mesi in caso di particolare complessità o elevato numero di richieste; in tal caso il Titolare informa l’interessato della proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dalla richiesta.
11 Ulteriori Informazioni
Ricordiamo che la presente normativa può subire variazioni, pertanto ti invitiamo a visitare regolarmente questa pagina. Per ulteriori info puoi contattarci al seguente indirizzo di posta elettronica info@ufficioertificati.it.
Ti invitiamo a leggere anche i termini e le condizioni del servizio oltre alle domande frequenti.
